Le travail à distance est plein de défis. La communication entre les fuseaux horaires, un manque de structure, plus de distractions et l’isolement menacent tous de faire oublier les avantages du travail à distance. Néanmoins, le « Grand Confinement » et les strictes mesures sanitaires d’aujourd’hui nous obligent à nous transformer au numérique pour construire des espaces de télétravail aussi efficaces que lorsque nous travaillons de façon présentielle. Cependant, ce n’est pas toujours évident les ajustements qu’il faut faire pour arriver à une productivité pareil ou encore plus performante qu’avant la crise.
C’est pour ça que l’on veut vous offrir cet article. On l’a conçu comment une espèce de petite guide de survie du travail à distance que vous expliqueront les principaux défis auxquels vous serez confronté lorsque vous travaillerez à distance et comment les surmonter.
Comment faut-il demander de l’aide ?
Vous êtes à votre bureau le premier jour de votre travail à distance. Vous êtes enthousiaste. Vous êtes prêt à tout. Environ deux heures plus tard, vous vous rendez compte que vous n’avez rien avancé dans les tâches à accomplir que vous auriez dû finir tout au début de votre journée. Environ trois heures plus tard, vous commencez à vous sentir très perdu en essayant de trier non seulement les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail, mais également l’arriéré des discussions Slack, ainsi que les normes, attentes et règles tacites de chaque entreprise.
Voilà que vous êtes tout confondu, avec un manager qui se trouve sur un décalage horaire de cinq heures, vous êtes peu habitué à votre nouvelle équipe, avec tant de questions que vous ne savez quoi faire. Vous serez tenté par la panique absolue, mais avant de vous lancer par la fenêtre, essayez plutôt ces conseils :
- Trouvez la documentation interne (et faites beaucoup de lecture)
La plupart des entreprises qui travaillent à distance reconnaissent l’importance d’une documentation interne volumineuse pour aider leurs nouveaux employés à apprendre les ficelles du métier. Consultez votre intranet, votre wiki interne ou votre documentation de support interne, ou demandez à votre responsable où vous pouvez accéder à cette documentation. Alors commencez à lire.
Allez au-delà des principes de base (politiques RH, par exemple) et recherchez de la documentation qui vous donne un aperçu du fonctionnement interne de l’entreprise, par exemple la recherche client ou les objectifs de l’équipe marketing pour l’année. Recherchez même dans votre application de chat d’équipe lesquels sont les principaux sujets d’intérêt pour voir comment ils étaient traités dans le passé. Ces connaissances vous aideront à vous sentir plus connecté à l’entreprise. Et si vous ne trouvez pas les réponses dans votre documentation…
- Demandez à vos coéquipiers ce qu’ils auraient aimé savoir
Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas… mais vos coéquipiers sauront ce qu’ils ne savaient pas quand ils étaient à votre place. Alors demandez à vos coworkers de s’en souvenir, au même temps que vous prenez de nombreuses notes.
La meilleure partie est que vous n’avez besoin d’aucun ordre du jour spécifique pour cette réunion. Organisez simplement un bref appel avec les personnes avec lesquelles vous travaillerez (d’autant mieux si leurs rôles sont similaires au vôtre) et demandez sur les conseils qu’ils donneraient à leurs versions plus jeunes. Leurs histoires vous donneront de nombreuses informations sur les attentes et les défis auxquels vous serez confrontés, ainsi que des conseils solides pour faire face à ces défis. Voici quelques questions que vous pouvez emprunter pour lancer la conversation :
- Qu’avez-vous appris pendant votre temps de travail ici qui vous a aidé à mieux faire votre travail ?
- Que souhaitez-vous que vous sachiez pendant votre première semaine ?
- Auriez-vous souhaité faire quelque chose au cours de vos premières semaines ?
Comment se faire des amis au travail ?
C’est difficile de se faire des amis. C’est encore plus difficile lorsqu’ils habitent dans votre ordinateur. Mais avant de décider d’abandonner la tâche et d’adopter un groupe de collègues de votre refuge local, essayez ces tactiques pour établir des relations avec votre équipe à distance :
- Définissez ce que vous attendez de la communication avec votre manager et votre équipe
L’une des parties les plus difficiles du travail à distance est la déconnexion de votre manager (ou de votre équipe, si vous êtes le manager). Il n’y a aucune garantie que vous serez dans le même fuseau horaire, ni même dans le même pays. Épargnez-vous beaucoup de problèmes en établissant ce que vous attendez de la communication dès le début. Découvrez à quelles heures vous pouvez attendre à que votre responsable et vos coéquipiers soient disponibles. Sachez à quel type de délai vous devez attendre si vous avez régulièrement besoin d’un feedback ou d’une approbation pour votre travail. Organisez des réunions régulières (hebdomadaires ou bihebdomadaires) pour réexaminer les objectifs, voir ce que vous avez accompli en tant qu’équipe et ce que vous n’avez pas achevé de votre liste.
Lors de ces réunions, prenez un peu plus de temps pour rattraper les rapports interpersonnels avec votre équipe, car vous ne pourrez peut-être pas interagir avec eux régulièrement. Échangez peut-être des histoires sur vos week-ends avant de vous mettre au travail. Ajouter une touche personnelle à vos meetings vous aidera à établir une meilleure connexion avec votre manager et vos coéquipiers, même sur de longues distances.
- Contactez de manière proactive vos collègues
Pour rester en contact avec les collègues et faire en sorte que tout le monde se sent plus connecté, ce que vous pouvez essayer c’est de lancer des « appels de binômes » attribués au hasard. Lors de ces appels, l’objectif c’est que les collègues apprennent davantage sur les activités, la vie, les intérêts et les passe-temps des autres. En plus d’être un excellent moyen d’apprendre à connaître des collègues avec lesquels vous n’auriez pas pu interagir autrement, ces appels nous aident à partager des connaissances et à gagner en notoriété entre les équipes.
Ne vous inquiétez pas si votre entreprise ne dispose pas d’un système comme celui-ci. Fixez-vous un rappel pour contacter un nouveau collègue chaque semaine. Que vous entamiez une conversation par chat ou que vous organisiez une réunion vous et votre collègue, apprécierez tous les deux l’effort nécessaire pour établir une connexion.
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— Webmarketing&Co'm (@WebmarketingCOM) August 12, 2020
Comment puis-je concilier ma vie professionnelle et ma vie privée ?
Vous êtes prêt à faire ce que vous devez faire, vous êtes sérieux maintenant et vous savez qu’il n’y a pas plus de temps à perdre. Vous rêvez à l’extraordinaire performance que vous serez en mesure de montrer à la maison très rapidement grâce au délicieux confort de la maison. Ensuite, vous commencez à vous demander si le travail de la journée était vraiment suffisant. Vous vous questionnez si votre patron suppose que vous ne faites que regarder Netflix pendant toute la journée. Vous poussez vos efforts un peu plus, vous travaillez un peu plus tard… uniquement cette fois…
Mais d’un moment à l’autre vous vous trouvez en train de travailler basiquement toute la journée, stressé au maximum et vous fantasmez sur cette vie lointaine idyllique que vous pensiez avoir au début de votre expérience de télétravail.
Ceci s’explique parce que vous n’avez plus de rituelle d’entrée et de sortie de votre travail donc, il est facile de se sentir coupable et de finir par être surmené. En fait, les travailleurs à distance ont tendance à être surmenés et non à sous-travailler. Pour éviter le surmenage et l’épuisement, adoptez la mentalité que la fondatrice de Popforms, Kate Stull, a acquise grâce à des essais et des erreurs douloureux :
Il y a toujours plus à faire, et lorsque vous travaillez à distance, il n’y a personne pour vous dire de rentrer à la maison ou que le bureau ferme, c’est donc VOUS qui décidez quand vous arrêter. Vous devez décider que le reste de votre vie vaut la peine et qu’il ne faut pas dédier chaque instant de votre journée à votre travail, il est toujours important d’avoir du temps libre pour vous-même.
Définissez vos priorités
Le lundi matin, définissez les priorités les plus importantes de votre semaine. Chaque matin, définissez les 3 priorités de votre journée. De cette façon, lorsque la fin de votre journée ou de votre semaine arrive, vous pourrez terminer votre journée en toute confiance, sachant que vous avez fait le travail le plus important de la journée.
Le travail à distance est censé être un meilleur moyen de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. Alors fixez des limites. Il est important de travailler en temps opportun, mais cela ne signifie pas que vous devez être en ligne ou disponible 24h/24 et 7j/7. Si votre équipe est mondiale, il y aura des gens qui travailleront tout le temps. Ils vous enverront des messages lorsque vous serez « absent » pour la nuit. Résistez à la tentation d’être disponible pour eux : configurez un mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone et dans des applications comme Slack.
« J’adore pouvoir définir mon propre emploi du temps », direz-vous en vous levant plus tard que vos collègues de bureau et en profitant d’une matinée détendue. « Je peux travailler les heures qui conviennent le mieux à moi et à mon style ! », vous penserez tout en profitant de la dernière émission Netflix (juste pendant votre pause déjeuner, bien sûr). « Je fais vraiment tellement plus de résultats de cette façon ! » vous bâillerez pendant que vous profiterez de votre sieste. « Oh ! merde ! C’est demain ! vous crierez lorsque vous remarquerez l’heure et commencez la course folle pour terminer votre projet.
Si vous pensez que l’on rigole, mettez simplement votre marque-page ici et revenez dans quelques semaines quand cela vous est arrivé. Il ne nous faudra pas attendre trop longtemps.
Maintenant vous êtes prêt à nous écouter ? D’accord. Donc, avant de reprendre la course dans le confort d’un 9h-17h rigide, essayez ces outils pour créer votre propre emploi du temps, un programme adapté à vos besoins et vous permettant de rester sur la bonne voie.
- Expérimentez avec votre emploi du temps
Quand êtes-vous le plus productif ? Quand êtes-vous le moins productif ? Vous ne connaissez peut-être pas les réponses, mais vous devriez les découvrir.
Expérimentez avec vos journées. Testez différentes routines et différents ensembles d’heures de travail. Prenez des notes sur la productivité, l’efficacité et le bonheur afin de pouvoir « tester » les horaires qui vous conviennent le mieux.
Peut-être que vous faites votre meilleur travail tôt le matin après un régiment d’exercices vigoureux. Peut-être êtes-vous un oiseau de nuit et faites de votre mieux si vous pouvez dormir et commencer à travailler plus tard dans la journée. Peut-être que certains jours, vous devrez prendre une fin de soirée ou tôt le matin pour rencontrer un coéquipier à travers le monde. Il est normal de définir des horaires différents pour différents jours de la semaine ! Si vous avez tellement de flexibilité dans votre travail, utilisez-le pour trouver le rythme qui convient le mieux à votre performance et à votre productivité (assurez-vous simplement de tenir votre équipe au courant de vos disponibilités).
- Respectez votre emploi de temps
Mais même pendant que vous expérimentez, vous devez appliquer strictement le calendrier que vous avez défini, même si vous le modifiez demain. Travaillez les heures que vous vous êtes fixé, puis faites une pause entre le travail et la maison.
Essayez de fixer un rendez-vous cohérent à la fin de votre journée – même quelque chose d’aussi basique que de préparer le dîner ou d’aller courir – pour vous aider à faire une pause nette entre la vie professionnelle et la vie familiale. On confirme par expérience personnelle : cela vous aidera vraiment à finir votre journée de travail de façon harmonique.
Finalement, lorsque votre journée travail est finie, assurez-vous qu’elle vraiment finie. Déconnectez-vous de Slack et de votre e-mail. Fermez votre ordinateur. Faites savoir à vos collègues que vous ne serez pas disponible avant X heure demain. Passez le reste de votre journée à vous rafraîchir et à profiter de votre vie, afin que vous soyez prêt à recommencer demain.
